Conciliar consiste en indicar, para cada movimiento bancario, a qué cobro o pago de tu contabilidad corresponde. Dicho así, parece una tarea mecánica. Lo que la complica es que los extractos no están pensados para conciliar.
Por qué es más difícil de lo que parece
- El concepto del movimiento no dice gran cosa. Una transferencia recibida puede llevar el nombre de una persona y no el de la empresa que te debe la factura.
- Los importes no coinciden exactamente. Comisiones, retenciones o un pago parcial hacen que la búsqueda por importe no encuentre nada.
- Un movimiento puede corresponder a varias facturas. Un cliente que paga tres facturas con una transferencia es el caso normal, no la excepción.
- Las fechas bailan. La operación es de un día y el valor es otro.
Ninguno de estos problemas se resuelve con mayor fuerza de voluntad. Se resuelven con un proceso que pueda repetirse.
Los formatos
Los bancos del Principado exportan en los formatos habituales de la banca europea. Vale la pena saber qué te ofrece el tuyo:
| Formato | Qué es | Cuando conviene |
|---|---|---|
| CSV | Una hoja de cálculo con las columnas que cada banco decide | Es lo más accesible y lo menos fiable: las columnas cambian entre bancos y en ocasiones entre versiones |
| OFX | Un formato de intercambio financiero estructurado | Mejor que el CSV porque los campos son los mismos siempre |
| CAMT.053 | El extracto estandarizado ISO 20022 | El más completo: identificadores de movimiento estables y campos de referencia útiles para la conciliación |
La regla que lo cambia todo: importar dos veces no debe duplicar nada
Esta es la propiedad que hace que la conciliación deje de dar miedo. Si puedes volver a importar un extracto que se solapa con uno anterior y el sistema reconoce los movimientos que ya estaban, entonces:
- Puedes importar semanalmente sin esperar al corte del mes.
- Puedes recuperar una carga interrumpida a la mitad sin limpiar nada a mano.
- Puedes pedir al banco un período más amplio cuando sospechas que falta algo.
Proponer no es decidir
Un sistema puede proponer a qué documento corresponde cada movimiento y acertar en la mayoría de los casos. Lo que no debería hacer es aplicar todas las propuestas por su cuenta y esperar a que alguien las revise después.
La diferencia práctica es esta: cuando una propuesta explica por qué propone lo que propone —el importe coincide, el concepto contiene el número de factura, la fecha encaja con el vencimiento—, revisarla lleva segundos. Cuando no lo explica, revisarla cuesta tanto como hacerlo a mano.
Todo debe ser reversible
Conciliar un movimiento con el documento equivocado es algo normal. Lo que no es normal es que cueste deshacerlo.
- Desconciliar debe devolver ambas partes a su estado anterior, sin dejar medio asiento por el camino.
- Ignorar un movimiento debe ser una decisión reversible y visible, no una forma de esconderlo.
- Reabrir una conciliación cerrada debe dejar constancia de quién lo ha hecho y cuándo.
Un proceso que no puede deshacerse no se acaba utilizando: se acaba evitando.
Un ritmo que funciona
- 01Cada semanaImporta el extracto y concilia lo que sea evidente. Son diez minutos y evitan que se acumule.
- 02Cada mesRepasa lo que ha quedado pendiente y resuélvelo mientras todavía recuerdas qué era.
- 03Cada cierreComprueba que el saldo contable y el del extracto coinciden, y que cada diferencia puede explicarse en una línea.