Una factura de proveedor pasa por muchas manos: llega por correo, se guarda, alguien copia los datos, otra persona decide la cuenta y finalmente se paga. El OCR solo resuelve bien una parte de este recorrido: leer el documento y preparar una propuesta.
El flujo seguro, del archivo al asiento
- 01Conserva el originalEl PDF o la imagen se almacena tal y como llegó. Cualquier versión optimizada es una copia de trabajo, no un sustituto.
- 02Extrae e indica la confianzaCada campo lleva el valor propuesto y un nivel de confianza. Un total claro no convierte automáticamente un NRT dudoso en correcto.
- 03Comprueba duplicadosProveedor, número, fecha, importe y huella del archivo se comparan antes de crear nada en el libro.
- 04Envía las excepciones a revisiónLos campos incoherentes, las cuotas que no cuadran y los documentos incompletos quedan en cuarentena visible.
- 05Aprueba y contabilizaSolo una persona autorizada confirma el proveedor, las fechas, los impuestos, la cuenta y las dimensiones antes de generar el asiento.
Los campos que merecen una segunda mirada
| Campo | Error habitual | Comprobación |
|---|---|---|
| Proveedor y NRT | Confundir una dirección o cliente con el emisor | Coincidencia con la ficha y país |
| Número | Perder guiones, barras o ceros | Unicidad por proveedor y ejercicio |
| Fechas | Intercambiar emisión y vencimiento | Orden lógico y período abierto |
| IGI | Leer el total como cuota | Base × tipo y diferencia de redondeo |
| Moneda y total | Ignorar una divisa o un descuento | Suma de líneas, impuestos y pagos |
Información oficial sobre el IGI Govern d'Andorra — Impost General Indirecte
Privacidad: solo el documento necesario
Una factura puede contener nombres, direcciones, identificadores fiscales, cuentas bancarias e información sobre servicios prestados. La captura debe limitar el acceso, registrar quién consulta el documento y aplicar plazos de conservación coherentes con la finalidad.
- No envíes facturas a buzones personales ni a canales sin control de acceso.
- Separa el documento original de las miniaturas y del texto extraído.
- No utilices documentos de clientes para entrenar modelos sin una base clara y una decisión explícita.
- Permite exportar el expediente completo y eliminar las copias temporales que ya no sean necesarias.
- Registra el acceso administrativo y limítalo al personal que realmente lo necesita.
Agència Andorrana de Protecció de Dades Agència Andorrana de Protecció de Dades
Cómo medir si el OCR ayuda
La precisión por sí sola no es suficiente. Mide cuántos documentos llegan a la fase de propuesta, cuántos necesitan corrección, cuánto tarda la revisión y cuántos duplicados o incoherencias se detectan antes de contabilizar. Un sistema que lee rápido pero obliga a revisarlo todo no ha automatizado el proceso: solo ha cambiado el punto donde se introducen los datos.