Il existe deux types de clôture. L’une consiste à réviser, ajuster et valider. L’autre consiste à reconstruire douze mois de comptabilité en trois semaines tout en essayant de se rappeler à quoi correspondait ce paiement du mois de mars.

La différence ne vient pas de la taille de l’entreprise. Elle dépend du fait que le travail ait été réalisé au fur et à mesure.

Avant tout : vérifier que rien ne manque

  • Toutes les factures émises, y compris celles du dernier jour de l’exercice, sans lacune dans aucune série.
  • Toutes les factures reçues, y compris celles qui se trouvent encore dans un tiroir ou dans la messagerie de quelqu’un.
  • Tous les mouvements bancaires de la période, pour l’ensemble des comptes.
  • Les dépenses payées en espèces ou avec une carte personnelle, qui sont systématiquement celles qui manquent.

Les rapprochements

Rapprocher signifie vérifier que la comptabilité et les informations du tiers décrivent la même situation. Si l’un des trois contrôles suivants ne correspond pas, la clôture n’est pas prête :

  1. 01
    BanquesLe solde comptable de chaque compte doit correspondre au relevé à la date de clôture. Les différences légitimes (chèques en attente, mouvements en cours) doivent être détaillées une par une.
  2. 02
    Clients et fournisseursLe solde de chaque tiers doit pouvoir être expliqué. Un ancien solde que personne ne réclame correspond souvent à une facture payée mais non lettrée, ou à un encaissement affecté au mauvais client.
  3. 03
    ImpôtsLes soldes des comptes d’IGI doivent être rapprochés des déclarations déposées pendant l’année. Toute différence — par exemple une rectification en attente ou une écriture non enregistrée — doit être expliquée avant la clôture.

Les ajustements de fin d’année

Ces écritures permettent au résultat de l’exercice de refléter ce qui s’est réellement produit pendant l’année, et non uniquement ce qui a transité par la banque :

  • Régularisations : charges payées d’avance qui se rapportent à l’exercice suivant, et produits encaissés d’avance qui ne sont pas encore acquis.
  • Amortissements des immobilisations, appliqués selon une méthode cohérente avec les exercices précédents.
  • Stocks, lorsque l’activité en possède : comptage physique et évaluation.
  • Dépréciation des soldes clients qui ont peu de chances d'être recouvrés.
  • Provisions pour les obligations connues non encore facturées.

Les états et le dépôt

Une fois les chiffres définitifs, les comptes annuels sont établis conformément au plan comptable andorran et déposés au registre correspondant dans le délai applicable à votre entreprise.

Registre de Societats Mercantils Govern d'Andorra — Registre de Societats Mercantils

Les délais précis et les documents exigés dépendent de la forme juridique et de la taille de la société. Confirmez-les auprès de la source officielle ou de votre cabinet comptable avant de calculer l’échéance.

Puis clôturez réellement

Un exercice clôturé signifie qu’aucune nouvelle écriture ne peut y être enregistrée sans laisser de trace. Si la période peut être rouverte silencieusement, les comptes déposés et ceux qui figurent dans le logiciel peuvent cesser de correspondre sans que personne ne s’en aperçoive.

Une clôture qui peut être annulée sans laisser de trace n’est pas une clôture. C’est une convention.

Si vous devez rouvrir une période — cela arrive et peut parfois être nécessaire — faites-en une action explicite, avec un auteur, une date et un motif. C’est ce qui distingue une correction d’un effacement.