Une facture fournisseur passe entre de nombreuses mains : elle arrive par courrier électronique, est enregistrée, quelqu’un en recopie les données, une autre personne choisit le compte et elle est finalement payée. L’OCR ne résout correctement qu’une partie de ce parcours : lire le document et préparer une proposition.
Le flux sécurisé, du fichier à l’écriture comptable
- 01Conservez l'originalLe PDF ou l’image est conservé tel qu’il est arrivé. Toute version optimisée est une copie de travail, pas un remplacement.
- 02Extrayez avec un niveau de confianceChaque champ comporte une valeur proposée et son niveau de confiance. Un total parfaitement lisible ne rend pas automatiquement correct un NRT incertain.
- 03Vérifiez les doublonsLe fournisseur, le numéro, la date, le montant et l’empreinte du fichier sont comparés avant de créer quoi que ce soit dans le livre comptable.
- 04Envoyez les exceptions en révisionLes champs incohérents, les montants d’IGI qui ne correspondent pas et les documents incomplets restent dans une quarantaine visible.
- 05Approuvez et comptabilisezSeule une personne autorisée confirme le fournisseur, les dates, les impôts, le compte et les dimensions avant de générer l’écriture comptable.
Les champs qui méritent un second regard
| Champ | Erreur courante | Vérification |
|---|---|---|
| Fournisseur et NRT | Confondre une adresse ou le client avec l'expéditeur | Correspondance avec la fiche fournisseur et le pays |
| Numéro | Tirets, barres obliques ou zéros manquants | Unicité par fournisseur et exercice |
| Dates | Inversion de la date d’émission et de l’échéance | Ordre logique et période ouverte |
| IGI | Lire le total comme s’il s’agissait du montant d’IGI | Base × taux et écart d’arrondi |
| Devise et total | Ignorer une devise ou une remise | Somme des lignes, impôts et paiements |
Information officielle sur l’IGI Govern d'Andorra — Impost General Indirecte
Confidentialité : uniquement le document nécessaire
Une facture peut contenir des noms, des adresses, des identifiants fiscaux, des comptes bancaires et des informations sur les services fournis. La capture doit limiter les accès, enregistrer qui consulte le document et appliquer des durées de conservation cohérentes avec la finalité du traitement.
- N’envoyez pas de factures à des boîtes mail personnelles ni à des canaux sans contrôle d’accès.
- Séparez le document d’origine des vignettes et du texte extrait.
- N’utilisez pas les documents des clients pour entraîner des modèles sans fondement clair ni décision explicite.
- Permettez d’exporter le dossier complet et de supprimer les copies temporaires qui n’ont plus d’utilité.
- Consignez les accès administratifs et limitez-les au personnel qui en a réellement besoin.
Agència Andorrana de Protecció de Dades Agència Andorrana de Protecció de Dades
Comment mesurer si l’OCR est utile
La précision ne suffit pas. Mesurez le nombre de documents qui atteignent l’étape de proposition, le nombre de corrections nécessaires, le temps de révision et les doublons ou incohérences détectés avant la comptabilisation. Un système qui lit rapidement mais oblige à tout vérifier n’a pas automatisé le processus : il a simplement déplacé l’endroit où s’effectue la saisie.