La question « Puis-je déduire cet achat ? » paraît binaire, mais elle en contient en réalité trois : comment l’achat doit-il être enregistré, quel effet a-t-il sur l’impôt direct et l’IGI supporté peut-il être récupéré ? Confondre ces trois questions est l’une des causes les plus fréquentes de clôtures difficiles.
Les trois dimensions d’une même dépense
| Dimension | Question | Principaux éléments de preuve |
|---|---|---|
| Comptable | Qu’a-t-on acheté et à quelle période l’achat se rattache-t-il ? | Facture, date de rattachement et compte |
| Impôt direct | Cette dépense est-elle liée à l'activité ? | Finalité professionnelle et critère appliqué |
| IGI supporté | Le montant d’IGI remplit-il les conditions de déduction ? | Facture correcte, usage et inscription dans le registre de la période |
Information officielle sur l’IGI Govern d'Andorra — Impost General Indirecte
Le dossier minimal à conserver
L’objectif n’est pas d’accumuler des documents, mais de pouvoir reconstituer la décision plusieurs mois plus tard. Pour chaque dépense significative, le dossier devrait répondre aux questions suivantes :
- Qui vend : raison sociale, identifiant fiscal et pays.
- Ce qui a été acheté : une description suffisamment précise, pas seulement « services ».
- Pourquoi l’achat est professionnel : projet, client, équipe ou besoin interne auquel il se rattache.
- À quelle période il se rapporte : date de facture et période de rattachement si elles diffèrent.
- Comment il a été payé : mouvement bancaire ou caisse, sans confondre paiement et rattachement comptable.
- Qui l’a approuvé : en particulier pour les dépenses sensibles, mixtes ou hors politique.
Si la facture manque, n’inventez pas les informations et ne transformez pas un ticket en facture complète. Enregistrez le document comme étant en attente, demandez la facture au fournisseur et conservez la trace du suivi.
Un examen de cinq minutes avant chaque clôture
- 01Repérez les doublonsComparez le fournisseur, le numéro, la date et le montant. Un fichier importé deux fois ne doit pas générer deux dépenses.
- 02Séparez les éléments en attenteNe mélangez pas les documents incomplets avec les dépenses approuvées. Une file de révision visible vaut mieux qu’une donnée qui paraît propre à tort.
- 03Vérifiez les montants d’IGIContrôlez la base imposable, le taux et le montant d’IGI, ainsi que la cohérence du traitement avec la nature et l’usage de l’achat.
- 04Rapprochez le paiementReliez la dépense au mouvement bancaire sans effacer les différences de date, les commissions ou les paiements partiels.
- 05Clôturez avec des justificatifsConservez l’identité de la personne qui a approuvé, la date et le critère retenu. Si le critère change, enregistrez l’ajustement ; ne réécrivez pas le passé.
Departament de Tributs i de Fronteres Govern d'Andorra — Departament de Tributs i de Fronteres
Ce que le logiciel doit faire
- Capturer les données sans les considérer comme validées.
- Détecter les doublons éventuels avant la comptabilisation.
- Séparer la proposition, l’approbation et l’écriture comptable définitive.
- Conserver le document d’origine et l’historique des modifications.
- Permettre au cabinet comptable de réviser les exceptions sans échanger de dossiers par courrier électronique.