La pregunta «¿esto puedo deducirlo?» parece binaria, pero en realidad contiene tres preguntas distintas: cómo se registra la compra, qué efecto tiene sobre el impuesto directo y si el IGI soportado se puede recuperar. Mezclarlas es una de las causas más habituales de cierres difíciles.

Las tres capas de un mismo gasto

CapaPreguntaEvidencia principal
Contable¿Qué se ha comprado y a qué período pertenece?Factura, fecha de devengo y cuenta
Impuesto directo¿El gasto está vinculado a la actividad?Finalidad empresarial y criterio aplicado
IGI soportado¿La cuota cumple los requisitos para deducirse?Factura correcta, uso y registro del período
Una misma compra puede estar bien registrada contablemente y requerir un ajuste fiscal. El libro no debe manipularse para esconder esta diferencia: debe documentarse.

Información oficial sobre el IGI Govern d'Andorra — Impost General Indirecte

El expediente mínimo que debe quedar

El objetivo no es acumular documentos, sino poder reconstruir la decisión meses después. Para cada gasto material conviene que el expediente responda a estas preguntas:

  • Quién vende: razón social, identificador fiscal y país.
  • Qué se ha comprado: una descripción suficientemente concreta, no solo «servicios».
  • Por qué es empresarial: proyecto, cliente, equipo o necesidad interna relacionada.
  • Cuándo corresponde: fecha de la factura y período de devengo si no coinciden.
  • Cómo se ha pagado: movimiento bancario o caja, sin confundir pago con devengo.
  • Quién lo ha aprobado: especialmente en gastos sensibles, mixtos o fuera de política.

Si falta la factura, no inventes la información ni conviertas el ticket en una factura completa. Registra el documento como pendiente, solicita la factura al proveedor y deja constancia del seguimiento.

Una revisión de cinco minutos antes de cada cierre

  1. 01
    Busca duplicadosCompara proveedor, número, fecha e importe. Un archivo subido dos veces no puede generar dos gastos.
  2. 02
    Separa lo pendienteNo mezcles documentos incompletos con gastos aprobados. Una cola de revisión visible es mejor que un dato aparentemente limpio.
  3. 03
    Revisa las cuotasComprueba la base, el tipo y la cuota de IGI, y que el tratamiento coincida con la naturaleza y el uso de la compra.
  4. 04
    Concilia el pagoVincula el gasto al movimiento bancario sin eliminar diferencias de fecha, comisiones o pagos parciales.
  5. 05
    Cierra con evidenciaGuarda quién aprobó, cuándo y con qué criterio. Si el criterio cambia, registra el ajuste; no reescribas el pasado.

Departament de Tributs i de Fronteres Govern d'Andorra — Departament de Tributs i de Fronteres

Lo que debe hacer el programa

  1. Capturar datos sin darlos por buenos.
  2. Detectar posibles duplicados antes de contabilizar.
  3. Separar propuesta, aprobación y asiento definitivo.
  4. Conservar el documento original y el rastro de cambios.
  5. Permitir que la asesoría revise las excepciones sin intercambiar carpetas por correo.