Conciliar consisteix a dir, per a cada moviment del banc, a quin cobrament o pagament de la teva comptabilitat correspon. Fet així, dit així, sembla mecànic. El que ho complica és que els extractes no venen pensats per a això.
Per què és més difícil del que sembla
- El concepte del moviment no diu gran cosa. Una transferència rebuda pot portar el nom d'una persona i no el de l'empresa que et deu la factura.
- Els imports no coincideixen exactament. Comissions, retencions o un pagament parcial fan que la cerca per import no trobi res.
- Un moviment pot correspondre a diverses factures. Un client que paga tres factures amb una transferència és el cas normal, no l'excepció.
- Les dates ballen. L'operació és d'un dia i el valor n'és un altre.
Cap d'aquests problemes es resol amb més força de voluntat. Es resolen amb un procés que es pugui repetir.
Els formats
Els bancs del Principat exporten en els formats habituals de la banca europea. Val la pena saber què t'ofereix el teu:
| Format | Què és | Quan convé |
|---|---|---|
| CSV | Un full de càlcul amb les columnes que cada banc decideix | És el més accessible i el menys fiable: les columnes canvien entre bancs i de vegades entre versions |
| OFX | Un format d'intercanvi financer estructurat | Millor que el CSV perquè els camps són els mateixos sempre |
| CAMT.053 | L'extracte estandarditzat ISO 20022 | El més complet: identificadors de moviment estables i camps de referència útils per a la conciliació |
La regla que ho canvia tot: importar dues vegades no ha de duplicar res
Aquesta és la propietat que fa que la conciliació deixi de fer por. Si pots tornar a importar un extracte que se solapa amb un d'anterior i el sistema reconeix els moviments que ja hi eren, aleshores:
- Pots importar setmanalment sense esperar el tall del mes.
- Pots recuperar una càrrega que s'ha interromput a la meitat sense netejar res a mà.
- Pots demanar al banc un període més ampli quan sospites que falta alguna cosa.
Proposar no és decidir
Un sistema pot proposar a quin document correspon cada moviment, i encertar-ne la major part. El que no hauria de fer és aplicar-ho tot sol i esperar que algú ho revisi després.
La diferència pràctica és aquesta: quan una proposta explica per què proposa el que proposa —l'import coincideix, el concepte conté el número de factura, la data encaixa amb el venciment— revisar-la costa segons. Quan no ho explica, revisar-la costa tant com fer-ho a mà.
Tot ha de ser reversible
Conciliar un moviment amb el document equivocat és normal. El que no és normal és que costi desfer-ho.
- Desconciliar ha de tornar les dues parts al seu estat anterior, sense deixar mig assentament pel camí.
- Ignorar un moviment ha de ser una decisió reversible i visible, no una manera d'amagar-lo.
- Reobrir una conciliació tancada ha de deixar constància de qui ho ha fet i quan.
Un procés que no es pot desfer no s'acaba fent servir: s'acaba evitant.
Un ritme que funciona
- 01Cada setmanaImporta l'extracte i concilia el que sigui evident. Són deu minuts i eviten que s'acumuli.
- 02Cada mesRepassa el que ha quedat pendent i resol-ho mentre encara recordes què era.
- 03Cada tancamentComprova que el saldo comptable i el de l'extracte coincideixen, i que cada diferència es pot explicar en una línia.