Hi ha dues menes de tancament. Un consisteix a revisar, ajustar i signar. L'altre consisteix a reconstruir dotze mesos de comptabilitat en tres setmanes mentre s'intenta recordar què era aquell pagament de març.

La diferència no és la mida de l'empresa. És si la feina s'ha anat fent.

Abans de res: que tot hi sigui

  • Totes les factures emeses, incloses les de l'últim dia de l'exercici, i sense forats a cap sèrie.
  • Totes les factures rebudes, incloses les que encara són al calaix o al correu d'algú.
  • Tots els moviments bancaris del període, de tots els comptes.
  • Les despeses pagades en efectiu o amb targeta personal, que són les que sistemàticament falten.

Les conciliacions

Conciliar vol dir que el que diu la comptabilitat i el que diu el tercer coincideixen. Si alguna d'aquestes tres no quadra, el tancament no està a punt:

  1. 01
    BancsEl saldo comptable de cada compte ha de coincidir amb l'extracte a data de tancament. Les diferències legítimes —xecs pendents, moviments en trànsit— s'han de poder llistar una per una.
  2. 02
    Clients i proveïdorsEl saldo de cada tercer ha de ser explicable. Un saldo antic que ningú reclama sol ser una factura pagada que no s'ha aplicat, o un cobrament aplicat al client equivocat.
  3. 03
    ImpostosEl saldo dels comptes d'IGI ha de quadrar amb les declaracions presentades durant l'any. Si no quadra, o falta una declaració o falta un assentament.

Els ajustos de final d'any

Són els assentaments que fan que el resultat de l'exercici reflecteixi el que realment ha passat durant l'any i no el que ha passat pel banc:

  • Periodificacions: despeses pagades per avançat que corresponen a l'any vinent, i ingressos cobrats per avançat que encara no s'han meritat.
  • Amortitzacions de l'immobilitzat, aplicades de manera coherent amb els exercicis anteriors.
  • Existències, si l'activitat en té: el recompte físic i la seva valoració.
  • Deteriorament de saldos de clients que probablement no es cobraran.
  • Provisions per obligacions conegudes encara no facturades.

Els estats i el dipòsit

Un cop els números són ferms, es formulen els comptes anuals segons el pla comptable andorrà i es dipositen al registre corresponent dins del termini que li és aplicable a la teva societat.

Registre de Societats Mercantils Govern d'Andorra — Registre de Societats Mercantils

Els terminis concrets i la documentació exigible depenen de la forma jurídica i de la mida de la societat. Confirma'ls contra la font oficial o amb la teva assessoria abans de comptar enrere.

I després, tanca de veritat

Un exercici tancat vol dir que no s'hi pot fer un assentament nou sense que quedi constància. Si el període es pot reobrir en silenci, els comptes que has dipositat i els que tens al programa poden deixar de coincidir sense que ningú se n'assabenti.

Un tancament que es pot desfer sense rastre no és un tancament. És una convenció.

Si has de reobrir un període —passa, i de vegades cal— que sigui una acció explícita, amb autor, data i motiu. Aquesta és la diferència entre corregir i esborrar.