Una factura de proveïdor passa per moltes mans: arriba per correu, es desa, algú en copia les dades, una altra persona decideix el compte i finalment es paga. L'OCR només resol bé una part d'aquest recorregut: llegir el document i preparar una proposta.
El flux segur, de l'arxiu a l'assentament
- 01Conserva l'originalEl PDF o la imatge s'emmagatzema tal com va arribar. Qualsevol versió optimitzada és una còpia de treball, no un substitut.
- 02Extreu amb confiançaCada camp porta el valor proposat i un nivell de confiança. Un total clar no converteix automàticament un NRT dubtós en correcte.
- 03Comprova duplicatsProveïdor, número, data, import i empremta del fitxer es comparen abans de crear res al llibre.
- 04Envia les excepcions a revisióEls camps incoherents, les quotes que no quadren i els documents incomplets queden en quarantena visible.
- 05Aprova i comptabilitzaNomés una persona autoritzada confirma proveïdor, dates, impostos, compte i dimensions abans de generar l'assentament.
Els camps que mereixen una segona mirada
| Camp | Error habitual | Comprovació |
|---|---|---|
| Proveïdor i NRT | Confondre una adreça o el client amb l'emissor | Coincidència amb la fitxa i país |
| Número | Perdre guions, barres o zeros | Unicitat per proveïdor i exercici |
| Dates | Intercanviar emissió i venciment | Ordre lògic i període obert |
| IGI | Llegir el total com a quota | Base × tipus i diferència d'arrodoniment |
| Moneda i total | Ignorar una divisa o un descompte | Suma de línies, impostos i pagaments |
Informació oficial sobre l'IGI Govern d'Andorra — Impost General Indirecte
Privacitat: només el document que toca
Una factura pot contenir noms, adreces, identificadors fiscals, comptes bancaris i informació sobre serveis prestats. La captura ha de limitar l'accés, registrar qui consulta el document i aplicar terminis de conservació coherents amb la finalitat.
- No enviïs factures a bústies personals ni a canals sense control d'accés.
- Separa el document original de les miniatures i del text extret.
- No facis servir documents de clients per entrenar models sense una base clara i una decisió explícita.
- Permet exportar l'expedient complet i eliminar còpies temporals que ja no tenen finalitat.
- Registra l'accés administratiu i limita'l al personal que realment el necessita.
Agència Andorrana de Protecció de Dades Agència Andorrana de Protecció de Dades
Com mesurar si l'OCR ajuda
La precisió sola no és prou. Mesura quants documents arriben a proposta, quants necessiten correcció, quant tarda la revisió i quants duplicats o incoherències es detecten abans de comptabilitzar. Un sistema que llegeix ràpid però obliga a revisar-ho tot no ha automatitzat el procés: només ha canviat el lloc on es tecleja.