Hasta el primer trabajador, muchas obligaciones son trimestrales o anuales y pueden agruparse. A partir del primer trabajador también las hay mensuales y ya no pueden aplazarse sin consecuencias.

Este artículo no cubre la parte laboral —eso corresponde a una gestoría laboral o a un abogado—, sino lo que cambia en la contabilidad y en el calendario.

Lo que pasa a ser mensual

  • La nómina: cálculo, entrega al trabajador y contabilización.
  • Las cotizaciones sociales, con la parte que corresponde a la empresa y la que se retiene al trabajador.
  • Las retenciones que sean aplicables según la situación del trabajador.
  • El pago, que debe poder conciliarse con el banco como cualquier otro.

Cotizaciones en la CASS Caixa Andorrana de Seguretat Social — cotitzacions

Cómo se refleja en la contabilidad

Una nómina no es un único gasto: contiene varias partidas. Para cuadrarla hay que entender que el coste para la empresa y el importe que cobra la persona no coinciden.

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    El gasto de personalEl salario bruto acordado, que es el que forma parte del resultado del ejercicio.
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    La cotización a cargo de la empresaUn gasto adicional que no aparece en lo que cobra el trabajador pero que sí forma parte del coste real de la contratación.
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    Lo que se retieneLa parte a cargo del trabajador y las retenciones aplicables no son gasto: son una deuda con los organismos correspondientes hasta que se pagan.
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    El neto a pagarLo que sale del banco hacia el trabajador, y que es la única de las cuatro cifras que la persona ve.

El coste real de una contratación

Al presupuestar una contratación, la cifra que debes utilizar no es el salario bruto. Es el bruto más la cotización a cargo de la empresa y el coste de administrarlo.

Este tercer elemento se subestima sistemáticamente. Una nómina al mes, la conciliación del pago, el control de vencimientos y el cierre anual con una persona a plantilla generan un trabajo recurrente que antes no estaba.

Qué preparar antes de firmar

  1. Confirma con la CASS qué altas son necesarias y en qué orden.
  2. Pide a tu asesoría el coste total mensual, no el bruto.
  3. Comprueba que tu contabilidad tiene preparadas las cuentas de personal y de deudas con organismos.
  4. Fija un día del mes para la nómina y trátalo como un vencimiento, no como una tarea.
  5. Guarda el contrato y las altas con el resto de documentación de la empresa, no en la carpeta de descargas de alguien.

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Y algo que no es administrativo

A partir del primer trabajador, la contabilidad de la empresa deja de ser un asunto privado de quien la lleva. Hay una persona que depende de que los pagos salgan a tiempo.

Las tareas internas pueden reordenarse. El pago de la nómina, no.