La pregunta «això m'ho puc deduir?» sembla binària, però en realitat conté tres preguntes diferents: com es registra la compra, quin efecte té sobre l'impost directe i si l'IGI suportat es pot recuperar. Barrejar-les és una de les causes més habituals de tancaments difícils.
Les tres capes d'una mateixa despesa
| Capa | Pregunta | Evidència principal |
|---|---|---|
| Comptable | Què s'ha comprat i a quin període pertany? | Factura, data de meritació i compte |
| Impost directe | La despesa està vinculada a l'activitat? | Finalitat empresarial i criteri aplicat |
| IGI suportat | La quota compleix els requisits per deduir-se? | Factura correcta, ús i registre del període |
Informació oficial sobre l'IGI Govern d'Andorra — Impost General Indirecte
L'expedient mínim que ha de quedar
L'objectiu no és acumular documents, sinó poder reconstruir la decisió mesos després. Per a cada despesa material convé que l'expedient respongui aquestes preguntes:
- Qui ven: raó social, identificador fiscal i país.
- Què s'ha comprat: una descripció prou concreta, no només «serveis».
- Per què és empresarial: projecte, client, equip o necessitat interna relacionada.
- Quan correspon: data de la factura i període de meritació si no coincideixen.
- Com s'ha pagat: moviment bancari o caixa, sense confondre pagament amb meritació.
- Qui ho ha aprovat: especialment en despeses sensibles, mixtes o fora de política.
Si falta la factura, no inventis la informació ni converteixis el tiquet en una factura completa. Registra el document com a pendent, demana la factura al proveïdor i deixa constància del seguiment.
Una revisió de cinc minuts abans de cada tancament
- 01Busca duplicatsCompara proveïdor, número, data i import. Un arxiu pujat dues vegades no pot generar dues despeses.
- 02Separa els pendentsNo barregis documents incomplets amb despeses aprovades. Una cua de revisió visible és millor que una dada aparentment neta.
- 03Revisa les quotesComprova base, tipus i quota d'IGI, i que el tractament coincideixi amb la naturalesa i l'ús de la compra.
- 04Concilia el pagamentVincula la despesa al moviment bancari sense eliminar diferències de data, comissions o pagaments parcials.
- 05Tanca amb evidènciaGuarda qui va aprovar, quan i amb quin criteri. Si el criteri canvia, registra l'ajust; no reescriguis el passat.
Departament de Tributs i de Fronteres Govern d'Andorra — Departament de Tributs i de Fronteres
El que ha de fer el programa
- Capturar dades sense donar-les per bones.
- Detectar possibles duplicats abans de comptabilitzar.
- Separar proposta, aprovació i assentament definitiu.
- Conservar el document original i el rastre de canvis.
- Permetre que l'assessoria revisi les excepcions sense intercanviar carpetes per correu.